Risposta: Marco Z. non lavora più con noi, può contattare la sua collega Silvia F.

Può sembrare una frase innocua, ma è il segnale chiaro di un’organizzazione che, con tutta probabilità, non ha ancora definito bene i propri processi interni o, nella peggiore delle ipotesi, non ne ha.

Quante volte, da clienti, ci siamo trovati davanti a risposte simili? E quante volte, dall’altra parte, come azienda, ci siamo affidati alle caselle email personali per gestire relazioni con clienti e fornitori?

Il punto è semplice: 

quando la comunicazione verso l’esterno dipende da singole persone, il sistema è fragile.

Succede qualcosa, un cambio di ruolo, un’uscita, un’assenza prolungata e tutto si rallenta o, nel peggiore dei casi, si blocca. Le conversazioni vanno perse, le informazioni devono essere rincorse, i clienti si sentono spesso disorientati.

PLOT di Leanbit è stato sviluppato pensando anche a questo tipo di situazioni: per aiutare le aziende a strutturare i propri flussi, rendendoli robusti, tracciabili e soprattutto condivisi.

Come?

Ad esempio, promuovendo l’uso di canali aziendali centralizzati:

• Indirizzo mail commerciale@azienda.com in aggiunta alle email personali;
• WhatsApp Business aziendale;
• Gestione organizzata ed efficiente della mail generale info@ per tutti coloro che approcciano per la prima volta l’azienda dal canale web.

Ciò non significa eliminare la relazione personale, importantissima nei reparti commerciali e di back office, ma piuttosto incanalare il cliente in un sistema che funzioni anche quando le persone cambiano.

• Il processo rimane solido
• La memoria del lavoro è condivisa
• Il cliente si sente sempre (e comunque) seguito

Con il software PLOT di Leanbit, la prossima volta che un cliente vi scrive, la risposta sarà:

“Ci pensiamo noi.”

E non:

“Marco Z. non lavora più con noi.”

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