Cosa fare se Excel dà problemi

Quando Excel non funziona, le aziende tremano!

Excel è un foglio di calcolo, cioè uno degli strumenti informatici più “antichi”. Grazie alla loro versatilità, in molte aziende i fogli Excel vengono usati su base quotidiana e costituiscono uno degli strumenti chiave delle attività aziendali.

Il problema è proprio questo. Excel è uno strumento flessibile che può essere usato per svariati scopi, ma rimane pur sempre un foglio di calcolo: è progettato per accogliere dati in input, eseguire determinate operazioni e dare dei risultati tabellari che possano essere espressi anche tramite un grafico.

In molte aziende viene invece usato impropriamente – molto spesso come database – e nel lungo termine può causare problemi.

In questo articolo racconto la mia esperienza con un caso tipico di uso improprio di Excel.

Problemi con i fogli di calcolo: una mia esperienza

Ve ne racconto una in particolare, la più rappresentativa: sono stato contattato da un’azienda che aveva necessità di sostituire il foglio Excel con uno strumento più funzionale.

Nello specifico, l’ufficio tecnico dell’azienda faceva uso di un foglio Excel che si apriva solo dopo minuti di caricamento ed era molto difficile da modificare. 

Questo stesso foglio Excel conteneva tuttavia una quantità molto ampia del know-how ingegneristico dell’azienda ed era quindi uno strumento imprescindibile; allo stesso modo la possibilità di apportare modifiche alle formule matematiche era fondamentale.

Per le necessità dell’azienda, Excel era effettivamente lo strumento giusto. Non sarebbe quindi stato possibile creare uno strumento che garantisse la stessa flessibilità e una maggiore solidità, se non re-implementando alcune funzionalità essenziali di excel – cosa per nulla facile!

Dopo un’analisi preliminare, ho capito che il vero problema era un altro. Inizialmente, il foglio Excel veniva usato per eseguire calcoli con centinaia di valori di input, senza problemi. Negli anni la quantità di dati è tuttavia aumentata notevolmente: il problema non era quindi l’elaborazione dei dati ma il caricamento degli stessi. 

Analizzando il problema con l’azienda, ho rilevato però che la notevole mole di dati in ingresso veniva trasformata, tramite aggregazioni sommatorie o altri conti matematici abbastanza semplici, per produrre il vero input dell’algoritmo aziendale.

Anziché sostituire il foglio Excel, sono intervenuto sulla gestione dei dati. Ho ottimizzato l’acquisizione dei dati e una prima loro elaborazione, lavorando per creare un output, cioè il primo foglio excel, costituito solo da qualche centinaia di valori, quelli che poi l’azienda avrebbe dovuto lavorare.

Questa soluzione ha permesso di mantenere la flessibilità del foglio di calcolo e di gestire l’ampia quantità di dati. 

Fogli di calcolo e soluzioni cloud

A tutti gli effetti, un foglio Excel è un file che viene eseguito all’interno della memoria del nostro computer e di conseguenza ha dei limiti (anche nelle loro versioni cloud più recenti).

Esistono tuttavia strumenti cloud virtualmente privi di limiti, che possono elaborare milioni e milioni di dati in pochi secondi e produrre un output che può essere facilmente processato dal foglio Excel.

Quindi, il suggerimento è: chiediamoci se usiamo il foglio Excel nel modo giusto. Se l’utilizzo che stiamo facendo del foglio prevede grandi quantità di dati in ingresso, probabilmente stiamo sbagliando. 

Dobbiamo invece riuscire ad aggregare questi dati e fare in modo che il foglio Excel esegua solo i calcoli essenziali e solo sui dati essenziali per eseguire l’algoritmo matematico che rappresenta il vostro knowhow.